Acabando con la tiranía del papel

Cuando pensamos en la aplicación de las tecnologías de la información para la modernización administrativa, inmediatamente nos vienen a la cabeza naciones asiáticas – Singapur, Corea, Japón –, referentes europeos o países-laboratorio como Estonia (que no dejan de ser ejemplares, pero que por su tamaño y complejidad quizás no puedan ser considerados como referencias totalmente válidas).

Sin embargo, en Latinoamérica existe una experiencia de eliminación total del papel en la gestión administrativa sin duda pionera a nivel mundial. Y, además, en un país de la complejidad institucional y administrativa que deriva de un modelo federal, como es Argentina. Pablo Clusellas, Eduardo Martelli y María José Martelo nos cuentan esta experiencia en un artículo en la publicación de IEEE ITProfessional, bajo un muy sugerente título: “Ending the Tyranny of Paper in Argentina”.

Bajo el mandato del actual presidente de la República Mauricio Macri, y en un período de únicamente seis años, el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (GCABA) eliminó completamente el papel como el “medio funcional, legal y de archivo” para sus procesos administrativos. Completamente.

En ese poco más de un lustro, el GCABA venció una batalla que involucraba a 125.000 empleados públicos y 1.300 procedimientos administrativos, como consecuencia de la cual ciudadanos y empresas pueden operar remotamente unos 200 servicios de la Ciudad. Pero el resultado más relevante es que, desde su implantación, se han generado más de 120 millones de documentos electrónicos originales, en sustitución absoluta de sus equivalentes en papel, facilitando una evolución “desde una burocracia basada en papel hasta una digitalización completa de los procedimientos administrativos”.

Las reflexiones que se derivan del artículo, que combinan una aproximación conceptual con la pragmática claridad del que ha recorrido el camino, son bien interesantes. Aborda la reforma necesaria como un verdadero cambio de paradigma, en el que el “síndrome de la protección legal irrazonable” es uno de los enemigos a batir, ya que genera “procesos innecesariamente engorrosos que no agregan valor en absoluto, son lentos y no suficientemente transparentes para los ciudadanos”.

Los autores proponen que cualquier proceso de modernización o transformación “debe reemplazar los documentos basados en papel por documentos electrónicos” y en ello justifican la implementación de una plataforma única de gestión documental. Lo particularmente innovador de este planteamiento es el foco absoluto en el documento y no en el proceso, que suele ser el centro de la atención.

Y apuntan, además, tres factores clave en el éxito de la reforma abordada en el GCABA:

• Precisamente, el haber basado el racional y la estructura del sistema en los documentos (y solo luego, en una segunda etapa, en los procesos).
• El haber consolidado los aspectos legales, técnicos y políticos en un único equipo multidisciplinar.
• Y el haber abordado el cambio de manera integral, apostando sin ambages por la eliminación total del papel.

La conclusión del artículo es tan acertada como poética: “La reforma administrativa es una revolución paradigmática en cualquier gobierno y, como tal, siempre será pasionalmente resistida”.

Administrative reform is a paradigmatic revolution in any government and, as such, will always be passionately resisted

Parece que esa pasional resistencia no mina la vocación del equipo, desde hace unos meses en el Gobierno de la Nación. El interesante camino recorrido por el GCABA se traslada ahora al escenario de la Administración Federal Argentina, y el reto no es menor: 23 ministerios, trescientas secretarías y subsecretarías, 120 entidades autónomas y 570.000 empleados públicos. Aunque, menos de un año después de la toma de posesión de Macri, el documento electrónico ya es una realidad que gana terreno en diferentes ministerios.

En fin, una experiencia merecedora de ser tomada como indiscutible referencia, por eficaz y por innovadora. Innovadora por ese foco en el documento, factor clave para terminar con la tiranía del papel. Y, de paso, con la tiranía del proceso.